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ペーパーレス化でDXを推進しよう
昨今、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する取り掛かりとして、成果が見えやすい「ペーパーレス化」に取り組む企業が増えています。コロナ禍で「紙」を前提とした業務の問題点が浮き彫りになったことや、「電子帳簿保存法の改正」の影響でペーパーレス化の必要性が高まっています。
本記事では、DX推進の第一歩となる「ペーパーレス化」について、ペーパーレス化のメリットや効果、推進する上での注意点や電子帳簿保存法の影響について解説します。ペーパーレス化でDXを推進したい企業様は、ぜひご覧ください。
この記事の内容
「ペーパーレス化」はDX推進の第一歩
ペーパーレス化は、DXを推進するために必要な「最初の取り組み」といえます。経済産業省が発表したDX推進レポートの中でも「コロナ禍を契機に企業が直ちに取り組むべきアクション」として、「業務環境のオンライン化」と「紙書類の電子化やペーパーレス化」が挙げられています。
ペーパーレス化は身近なところから始められるため、社員がDXを自分ごとと捉えやすくなります。ITツールを活用すれば「紙書類の電子データへの置き換え」や「端末による閲覧」など、比較的低コストで実現可能です。まずは敷居の低いペーパーレス化に取り掛かり、自社のDX推進につなげていきましょう。
またペーパーレス化の先を見据えて、さまざまな機能を有した「グループウェアの導入」を併せて検討するのがおすすめです。グループウェアはペーパーレス化との相性も良く、「情報の共有」や「発信力」に優れており、企業の一体感を醸成できます。社内コミュニケーションが活性化し、組織の活力が高まるため「企業競争力の強化」が見込めるでしょう。
ペーパーレス化が「できる書類」と「できない書類」がある
ペーパーレス化の注意点として、各府省が定めるe-文書法により「ペーパーレス化できる書類」と「ペーパーレス化できない書類」があります。それぞれの違いを見ていきましょう。
ペーパーレス化(電子化)ができる書類
ペーパーレス化が可能な書類の例として、「会計帳簿」や「財産目録」など財務や税金に関する書類や、「定款」や「株主総会議事録」など会社経営に関連する書類が挙げられます。また「貸借対照表」や「損益計算書」など、企業決算関連の書類もペーパーレス化が可能です。ほかにも「会社のパンフレット」や「サービスのカタログ」「チラシ」「ポスター」などが、ペーパーレス化できます。
ペーパーレス化(電子化)ができない書類
e-文書法では「免許証」や「各種許可証」など、現物性の高い書類をペーパーレス化の対象外としています。これらの書類は「現物保有」で効力を発揮するため、ペーパーレス化することができません。また「船舶に備える安全手引書」など、緊急時に素早く閲覧の必要がある書類もペーパーレス化の対象外です。
理由として、緊急時に「電子化した書類にアクセスできない」「閲覧端末がバッテリー切れで確認できない」などの事態を回避するため、ペーパーレス化の対象外となっています。そのほかにペーパーレス化できない書類として、「重要事項説明書」や「マンション管理業務委託契約書面」「定期建物賃貸借契約書面」など、多くの不動産関連書類が対象外です。
ペーパーレス化のメリットと効果
ビジネスに関わる書類を電子化し、ペーパーレス化を進めることで多くのメリットをもたらします。ペーパーレス化で、企業が得られるメリットは以下の通りです。
コストを削減できる
ビジネス書類を電子化することで、紙やインクなどの「印刷代」や「文書廃棄費用」を削減できます。紙を1枚印刷するだけで数円かかるため、今まで印刷していた書類をすべてペーパーレス化すれば、印刷代を大幅に削減可能です。また、課税文書に該当する書類を電子化することで「印紙税」も削減できます。
保管スペースを削減できる
ペーパーレス化を推進することで、書類を保管するスペースを削減できます。文書保管に欠かせない棚や箱、ファイルなどがすべて不要となり、文書保管用に倉庫を借りる必要もありません。保管スペースが縮小することで、オフィスの賃料を抑えられます。
業務効率や生産性が向上する
ペーパーレス化で電子化されたビジネス書類は、インターネットや社内ネットワークを介して「どこからでも閲覧可能」です。ビジネス文書を検索しやすくなり、保管場所で必要な文書を探す手間や負担が減ります。また、紙の運用で必要だった「手渡し」や「郵送」なども省略可能。ペーパーレス化によって社員一人ひとりの作業効率が上がり、企業全体の生産性が向上します。
セキュリティを強化できる
電子化したビジネス書類や機密文書は、特定の人しか閲覧できないようにする「アクセス制限」や「閲覧制限」の設定が可能です。「誰」が「いつ」電子データを閲覧したのかログ管理も可能で、不正持ち出しや不正アクセスを防止します。ペーパーレス化を推進することでセキュリティ対策が講じやすくなり、情報流出リスクを軽減できます。
データバックアップが容易
紙の書類を電子化することで、データのバックアップが取得可能です。バックアップを取っておけば、万が一データを保管したサーバーやパソコンが故障した場合でも、バックアップデータから復元できます。バックアップの仕組みを作ることで書類消失リスクを軽減でき、企業の信頼性向上やBCP対策につながります。
ペーパーレス化を成功させるための「導入のポイント」
ペーパーレス化を円滑に進めるには、必ず押さえておくべきポイントがあります。以下の点に注意して、ペーパーレス化の取り組みを進めましょう。
ペーパーレス化の「目的」や「メリット」を浸透させ、社員の協力を得る
ペーパーレス化を推進するには、社員の協力を得ることで取り組みをスムーズに進められます。ペーパーレス化によって「コストがどのくらい減るのか」「どのようなメリットをもたらすのか」の理解を深めることで、社員から協力を得やすくなります。社内にペーパーレス化の目的やメリットを浸透させながら、取り組みを進めましょう。
最初から一気に導入しない
企業全体で一気にペーパーレス化を進めようとすると、社員の負担が大きくなります。負担が増えると社員が疲弊してしまい、思ったように導入が進みません。企業全体で一気に導入するよりも「部署」や「業務単位」などに区切り、部分的かつ段階的にペーパーレス化を進めるのが良いでしょう。スモールスタートで取り組むことで、ペーパーレス化が成功する可能性が高まります。
繁忙期の導入は避ける
ペーパーレス化に取り組む際は、開始するタイミングにも注意しましょう。決算時期などの繁忙期に取り組みを開始すると、社員に負荷が掛かり「通常業務が滞る」恐れがあります。そのため繁忙期に導入するのは避け、社員の業務にゆとりがある時期に導入を進めましょう。
操作しやすいITツールを導入する
ペーパーレス化の成功には、操作が簡単なITツールの導入が欠かせません。ペーパーレス化に伴う「社員の業務負担」や「導入のストレス」を軽減するため、操作が直感的かつ簡単で分かりやすいITツールを選びましょう。体験版などを使い評価することで、ツール選定に失敗するリスクを軽減できます。
問合せ窓口になる「担当者」を決めて各部署に配置する
ペーパーレス化の仕組みを導入すると、利用する社員から「操作方法」や「運用方法」の疑問や問題が必ず生じます。そのため、適切なアドバイスや問題解決できる「問合せ窓口の担当者」を部署ごとに配置するのが良いでしょう。
問題解決できる担当者がいることで、導入がスムーズに進み利用が拡大します。事前に窓口となる担当者を決めておき、担当者に対してしっかり教育を行いましょう。
電子帳簿保存法とは？ペーパーレス化対応が必要なタイミングは「2024年1月から」
ペーパーレス化の必要性が高まっている背景に、「電子帳簿保存法の改正」の影響があります。電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている「帳簿」や「書類」を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
世の中のデジタル化が進み、パソコンを使った書類作成が一般的になったことから「1998年に電子帳簿保存法が制定」されました。今回の改正に伴い、電子帳簿保存法の電子化の対応が必要になるのは「2024年1月」からです。電子上でやり取りした「請求書」や「領収書」「納品書」などのデータ保存が義務化されます。
電子帳簿保存法は、書類や帳票の電子保存を「電子帳簿等保存」「電子取引」「スキャナ保存」の3つに区分します。それぞれ必要な運用が異なるため、ITツールを使って対応を行うのが良いでしょう。電子帳簿保存法の対応は、すべての企業が対象になります。電子帳簿保存法の改正タイミングは、「業務効率化とデジタル化」を進める絶好の機会です。
本改正を前向きに捉えて、このタイミングで「自社のペーパーレス化」や「デジタル推進(DX)」を進めましょう。
ITツールを活用して、ペーパーレス化とDXを推進しよう
ペーパーレス化を進めることで、印刷代などのコストが削減でき、文書を探す手間などの業務効率を大きく改善できます。2024年1月には「電子帳簿保存法の対応」も必要となるため、もし未着手の場合は最優先で取り組みましょう。
ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、「テレワークへの活用」や「情報共有の促進」にも有効です。実績のあるITツールを選ぶことで、企業の業務改善やDX推進を促進できるでしょう。
文書管理クラウド on ITteは、700社以上の導入実績がある「楽々Document Plus」を採用しています。初期投資なしで、電子文書管理や紙文書管理の悩みを解決します。楽々Document Plusは、 電子帳簿保存法のうち国税関係書類の「スキャナ保存」と「電子取引」に必要な機能を網羅。電子帳簿保存法に対応し、日々の文書管理を効率よく運用できます。
また、ペーパーレス化に適したITツールはいくつもありますが、豊富な機能を備える「グループウェアの活用」がおすすめです。「Kintone（キントーン）」は、文書管理やワークフローなど、ペーパーレス化に役立つ機能が充実。そのほかにも社内コミュニケーションや情報共有を活性化させるための、さまざまな機能が備わっています。
ペーパーレス化やDX推進を実現したい企業様は、ぜひTCSにお問合せください。お客様に合わせたペーパーレス環境やコミュニケーション環境を構築し、お客様の事業成長に貢献いたします。
