PCライフサイクルマネージメント

約2,000台のOA機器在庫管理業務を一本化し、総務部の負荷を軽減
申請から対応完了までの時間を5日から3日に短縮

事例ポイント

大手自動車販売ディーラーT社は、約2,000台のIT機器の貸与/返却と故障対応の窓口を東京日産コンピュータシステムの「IT情報機器管理サービス」の1つである「TCS HelpDesk」に一本化した。これにより、申請から導入設置および故障対応までの時間を5日から3日へ短縮でき、IT機器のリアルタイムでの在庫管理も実現した。今後は、ソフトウェアを含めたIT資産管理を一括で行うことを計画している。

ユーザープロフィール
T社は、大手自動車販売ディーラー。
自動車の販売、整備、部用品の販売、各種保健代理店業務などを行っている。
また関連会社では、中古車/外国車販売、人材派遣業、公認自動車教習所などを展開している。
利用サービス IT情報機器管理サービス
  • ヘルプデスク
  • ハードウェア保守サービス
  • レンタルスペースサービス

効果

導入前の課題

T社では、総務部が、グループ企業のPC約2,000台とプリンタ100台の管理業務を行っていた。紙ベースでの申請書を作成し、適宜捺印してから、機器の利用申請や修理依頼を行うという業務フローだったため、申請から機器導入や修理対応まで最短でも5日かかってしまうという時間を要していた。

また、機器の発送・設置・設定がそれぞれ別ルートのため、依頼のプロセスにも時間がかかり、業務フローが複雑化していた。PCの新設の際には、端末だけが先に届き設置や設定までに時間がかかったり、作業内容追加の依頼が作業者に伝わっていなかったりするなどの事態も頻発していた。

総務部では、他の業務と併行してIT機器管理業務を担当していたこともあって、グループ企業のPC端末やプリンターに関する在庫情報などの更新作業が遅れ気味となり、適切なIT機器の提供やサービスが困難となっていた。

導入後の効果

T機器の貸与・返却や故障対応に、東京日産コンピュータシステムの「TCS HelpDesk」を活用。同サービスにグループ会社からメールや電話で申請し、一括受付・切り分け対応する業務フローに変更した。これにより、申請から機器導入や修理対応までの日数も5日から最大3日へと改善することができた。

IT機器の貸与・返却と故障対応の窓口が「TCS HelpDesk」に一本化されたことで、これまで別ルートだった機器の発送・設置・設定に関する複雑な業務フローが簡略化され、総務部の負担も軽減化でき、申請内容の行き違いもなくなった。各グルーブ会社での申請から対応完了までの作業内容は、「TCS HelpDesk」から総務部に逐次報告されるため、総務部の管理業務負担も大幅に軽減できた。

使用していない機器は、物理セキュリティーを確保したデータセンターで東京日産コンピュータシステムが管理することで、リアルタイムの在庫管理が実現した。また、PCなどの機器を確実なデータ消去を行った後に指定の利用環境をセットアップしてから出荷できるようになり、現地設定費用の削減も実現した。

今後の展開

TCS HelpDesk

TCS HelpDesk 導入のBefore After

総務部では、「TCS HelpDesk」導入の成果から、東京日産コンピュータシステムの「IT情報機器管理サービス」の活用をさらに広げ、ソフトウェアを含めたIT資産管理を一括で行うことを計画している。また、情報セキュリティ全般についても、内部統制およびIT統制の運用に向けて、Webやファイルアクセス管理や監査証跡を迅速に正確に把握できる体制の構築を目指している。


サービス紹介

「IT情報機器管理サービス」

IT情報機器管理サービス

お客様の在庫機器をお預かりすることで、機器の入出庫にまつわる業務や、修理・配布に関するユーザー様からのお問い合わせ・申請の受付を一括して行うサービスです。

お問い合わせ・申請の受付を一括してヘルプデスクが担当することで、複雑で多岐にわたる業務フローをシンプルにします。申請が承認されるとすぐに対応の準備が開始され、新規の設置、修理対応どちらの場合でも、迅速なサービス提供を実施できます。サービスの迅速化だけでなく、管理業務についてもヘルプデスクから素早くサービスレポートが届くことで正確に業務実施内容を把握できます。

お客様の在庫機器は、データセンターでセキュアに一括して保管されるため、リアルタイムの在庫管理が実現するとともに、適切でスピーディーなサービス提供が実施できます。

オプションサービス

  • ヘルプデスク
    Office製品や業務アプリケーションの操作等のお問い合わせに対応。機器の管理担当部門の負担を大きく軽減できます。また、窓口が一本化されることで、利用者にとってわかりやすい作業フローになります。

  • IT資産管理サービス
    お客様のハードウェア情報、ソフトウェア・ライセンス情報を収集し、適切なIT資産運用のお手伝いを致します。機器をお預かりするからこそ、正確なIT資産管理を行えます。

  • データ消去サービス
    IT資産の廃棄時やリース返却時、修理によるディスク交換時などに、ディスク内のデータ資産を完全に消去します。物理破壊・磁気消去・ソフト消去に対応し、オンサイト対応も可能です。

  • 専用回線
    弊社のデータセンターとお客様を専用のネットワーク回線で繋ぐサービスです。お客様のネットワーク環境にアクセスすることで、ドメイン参加後のご返却や、リモートデスクトップでのサポートなどが可能になります。

※その他にもお客様の環境に合わせてカスタマイズ可能です。お気軽にご相談ください。

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